Son Güncelleme: 25.06.2026

Akıllı Evrak olarak kişisel verilerin ve kullanıcılar tarafından oluşturulan içeriklerin gizliliğine önem veriyoruz. Bu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası (“Politika”); akillievrak.com internet sitesi, kullanıcı paneli, belge hazırlama modülleri ve sunulan diğer dijital hizmetler kapsamında işlenen verilerin hangi amaçlarla ve hukuki sebeplerle işlendiğini, nasıl korunduğunu, hangi durumlarda aktarılabileceğini ve ilgili kişilerin haklarını açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.

Akıllı Evrak, kişisel verilerin işlenmesinde başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) olmak üzere yürürlükteki ilgili mevzuata uygun hareket etmeyi; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk, doğruluk ve güncellik, belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ve gerekli süre kadar muhafaza edilme ilkelerini esas alır.

1. Kapsam

Bu Politika;

• internet sitesini ziyaret eden kişileri,
• üyelik oluşturan kullanıcıları,
• ücretli veya ücretsiz hizmetlerden yararlanan kullanıcıları,
• destek ve iletişim kanallarını kullanan kişileri,
• kullanıcılar tarafından belge hazırlama modüllerine girilen içerikleri kapsar.

Bu Politika, Akıllı Evrak’ın kendi faaliyetleri kapsamında gerçekleştirdiği kişisel veri işleme süreçlerine ilişkin genel bilgilendirme niteliğindedir. Belirli bir hizmet veya veri işleme faaliyeti için ayrıca özel aydınlatma metni, açık rıza metni veya bilgilendirme sunulması hâlinde ilgili özel metinler öncelikle uygulanır.

2. İşlenebilecek Veriler

Sunulan hizmetin niteliğine göre aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:

• Üyelik ve kimlik bilgileri: Ad, soyad ve kullanıcı tarafından üyelik sırasında sağlanan diğer bilgiler.
• İletişim bilgileri: E-posta adresi ve kullanıcı tarafından iletişim amacıyla paylaşılan diğer bilgiler.
• Hesap ve güvenlik bilgileri: Şifrelenmiş parola bilgileri, oturum bilgileri, güvenlik kayıtları ve hesabın korunması için gerekli teknik veriler.
• İşlem ve kullanım bilgileri: Kullanılan modüller, oluşturulan belgeler, işlem tarihleri, sistem tercihleri ve hizmetin sunulması için gerekli işlem kayıtları.
• Teknik kayıtlar: IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgileri, erişim zamanı, hata ve güvenlik kayıtları ile hizmetin güvenli biçimde işletilmesi için gerekli sınırlı teknik veriler.
• Ödeme ve işlem bilgileri: Satın alınan hizmet, işlem tutarı, ödeme durumu ve faturalandırma için gerekli bilgiler. Banka veya kart bilgilerinin ödeme kuruluşları tarafından doğrudan işlenmesi hâlinde Akıllı Evrak bu verileri kendi sistemlerinde saklamaz.
• Kullanıcı tarafından girilen içerikler: Kullanıcının tercih ettiği modüle bağlı olarak öğrenci ve veli bilgileri, sınıf listeleri, evrak içerikleri, dilekçe ve başvuru bilgileri, uyuşmazlık bilgileri, soruşturma ve inceleme verileri, ifade ve savunma metinleri ile belge oluşturulması için kullanıcı tarafından sağlanan diğer bilgiler.

Akıllı Evrak, yalnızca ilgili hizmetin sunulması için gerekli verilerin işlenmesini ve gereksiz veri toplanmamasını esas alır.

3. Kullanıcı Tarafından Girilen Üçüncü Kişilere Ait Veriler

Akıllı Evrak’ın belge hazırlama modülleri, kullanıcıların kendi görev, yetki ve sorumlulukları kapsamında bilgi girmesine imkân sağlayabilir.

Kullanıcı; sisteme girdiği üçüncü kişilere ait verilerin hukuka uygun biçimde elde edilmesinden, ilgili verileri sisteme girmeye ve belge hazırlama amacıyla kullanmaya yetkili olmasından ve kendi sorumluluğunda bulunan aydınlatma veya diğer yasal yükümlülükleri yerine getirmekten sorumludur.

Akıllı Evrak, kullanıcı tarafından girilen içerikleri kendi adına bağımsız bir karar verme, profilleme, kişisel değerlendirme veya kullanıcıdan bağımsız yeni bir amaçla kullanma amacıyla işlemez. Bu içerikler, ilgili modülün çalıştırılması, kullanıcının talep ettiği belgenin oluşturulması, kaydedilmesi ve kullanıcıya sunulması için gerekli teknik işlemlerle sınırlı olarak işlenir.

Kullanıcıların, hizmetin gerektirmediği kişisel verileri ve özellikle gereksiz özel nitelikli kişisel verileri sisteme girmemeleri esastır.

4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel veriler, niteliğine göre aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

• üyelik ve kullanıcı hesabının oluşturulması ve yönetilmesi,
• kullanıcının talep ettiği dijital hizmetlerin sunulması,
• belge, plan, tutanak, rapor ve diğer çıktıların oluşturulması,
• kullanıcı içeriklerinin kaydedilmesi ve kullanıcıya yeniden erişim imkânı sağlanması,
• ödeme ve satın alma işlemlerinin yürütülmesi,
• kullanıcı destek taleplerinin yanıtlanması,
• hizmet güvenliğinin sağlanması ve kötüye kullanımın önlenmesi,
• hata, güvenlik olayı ve teknik sorunların tespit edilmesi,
• hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• yetkili kamu kurum ve kuruluşlarından gelen hukuka uygun taleplerin karşılanması,
• hakların tesisi, kullanılması veya korunması.

Kişisel veriler, bu amaçlarla bağdaşmayan şekilde kullanılmaz.

5. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel veriler, somut veri işleme faaliyetine göre KVKK’nın 5. ve gerektiğinde 6. maddelerinde öngörülen hukuki sebeplere dayanılarak işlenir.

Bu kapsamda veri işleme faaliyetleri özellikle;

• bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması,
• veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatler için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayanabilir.

Açık rızanın hukuken gerekli olduğu işlemlerde ilgili kişiden ayrıca açık rıza talep edilir. Açık rıza, aydınlatma yükümlülüğünden ayrı olarak sunulur ve hizmetin niteliği gereği zorunlu olmayan işlemler için özgür iradeyle verilir.

6. Soruşturma ve İnceleme Verilerinin Güvenliği

Muhakkik Evrak Hazırlama Modülü kapsamında girilen soruşturma ve inceleme verileri, kullanıcı tarafından talep edilen evrakların oluşturulması amacıyla işlenir. Soruşturma verileri, uygulama ve veritabanı seviyesinde AES-256 ile şifrelenerek doğrudan okunamayan şifreli veri blokları hâlinde saklanır. Kullanıcı, oluşturduğu dosyayı indirdikten sonra panelindeki “Sil” butonunu kullanarak ilgili soruşturma kaydını geri dönülemez şekilde silebilir.

Silme işlemiyle birlikte soruşturma içeriği aktif sistemlerden kaldırılır ve Akıllı Evrak tarafından yeniden kullanılmak, bağımsız biçimde analiz edilmek, kullanıcı profili oluşturmak veya içerik arşivi meydana getirmek amacıyla saklanmaz.

Akıllı Evrak, kullanıcı tarafından oluşturulan soruşturma içeriğini reklam, pazarlama, veri ticareti veya kullanıcıdan bağımsız ticari içerik üretimi amacıyla kullanmaz.

7. Yapay Zekâ Destekli Özellikler

Akıllı Evrak’ın bazı modüllerinde isteğe bağlı yapay zekâ destekli taslak oluşturma özellikleri bulunabilir.

Bu özellikler kendiliğinden veya kullanıcı bilgisi dışında çalıştırılmaz. Yapay zekâ destekli özellik, yalnızca kullanıcının ilgili özelliği açıkça seçmesi ve devam etmeyi talep etmesi üzerine çalıştırılır.

Muhakkik Evrak Hazırlama Modülündeki yapay zekâ destekli taslak oluşturma özelliğinde:

• soruşturma dosyasının tamamı yapay zekâ hizmetine gönderilmez,
• ek belgeler yapay zekâ hizmetine gönderilmez,
• yalnızca taslak oluşturulması için gerekli ifade metinleri işleme alınır,
• yapay zekâ hizmetine iletim öncesinde kişisel veriler otomatik maskeleme ve veri ayıklama süreçlerinden geçirilir,
• doğrudan tanımlayıcı kişisel verilerin yapay zekâ hizmetine iletilmemesi esas alınır.

Kullanıcı tarafından serbest metin alanlarına kişisel veri girilmiş olması ihtimaline karşı, yapay zekâ hizmetine iletimden önce tanımlayıcı verilerin tespit edilmesi ve maskelenmesi amacıyla teknik koruma mekanizmaları uygulanır.

Yapay zekâ tarafından oluşturulan içerikler yalnızca yardımcı taslak niteliğindedir. Bu içerikler kesin veya bağlayıcı hukuki değerlendirme, resmî görüş, nihai kanaat, teklif ya da karar niteliği taşımaz. Yapay zekâ çıktısının kullanılması, değiştirilmesi veya kullanılmaması ile somut olay, dosya kapsamı ve güncel mevzuatla uyumluluğunun değerlendirilmesi kullanıcıya aittir.

Yapay zekâ destekli özellikler, muhakkikin veya yetkili makamların görev, yetki, sorumluluk ve takdir yetkisinin yerine geçmez.

8. Yapay Zekâ Hizmet Sağlayıcıları ve Veri Minimizasyonu

Yapay zekâ destekli bir özelliğin kullanıcı tarafından çalıştırılması hâlinde, yalnızca ilgili özelliğin teknik olarak yerine getirilmesi için gerekli ve veri minimizasyonu süreçlerinden geçirilmiş içerik hizmet sağlayıcı altyapısı üzerinden işlenebilir.

Akıllı Evrak; yapay zekâ hizmetlerine soruşturma dosyasının tamamını, ek belgeleri veya hizmetin çalışması için gerekli olmayan verileri göndermez. Teknik mimaride, mümkün olan en az verinin işlenmesi ve tanımlayıcı bilgilerin hizmet sağlayıcıya iletimden önce maskelenmesi esastır.

Yapay zekâ hizmet sağlayıcıları, Akıllı Evrak tarafından kullanıcı içeriklerinin bağımsız biçimde pazarlanması veya satılması amacıyla kullanılmaz.

9. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel veriler, kural olarak üçüncü kişilere satılmaz ve veri ticaretine konu edilmez.

Hizmetin sunulması, güvenliğin sağlanması ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekli olduğu ölçüde veriler;

• barındırma ve sunucu hizmeti sağlayıcılarına,
• ödeme hizmeti sağlayıcılarına,
• e-posta ve teknik iletişim hizmeti sağlayıcılarına,
• güvenlik ve teknik altyapı hizmeti sağlayıcılarına,
• hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
• uyuşmazlık hâlinde yetkili mercilere ve profesyonel danışmanlara ilgili mevzuata ve veri işleme şartlarına uygun olarak aktarılabilir.

Yurt dışına kişisel veri aktarımının söz konusu olduğu durumlarda KVKK’nın 9. maddesi ve ilgili mevzuatta öngörülen aktarım şartları ve uygun güvence mekanizmaları dikkate alınır.

Yapay zekâ destekli özelliklerde, kişisel verilerin hizmet sağlayıcıya iletilmemesi amacıyla veri minimizasyonu ve maskeleme tedbirleri uygulanır.

10. Veri Güvenliği

Akıllı Evrak, işlenen verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla risk ve hizmetin niteliğine uygun teknik ve idari tedbirler uygular.

Bu tedbirler kapsamında, uygun olduğu ölçüde;

• SSL/TLS ile güvenli veri iletişimi,
• parolaların güçlü tek yönlü algoritmalarla hashlenmesi,
• hassas içeriklerin AES-256 ile şifrelenmesi,
• erişim yetkilerinin sınırlandırılması,
• oturum ve yetkilendirme kontrolleri,
• güvenlik kayıtlarının tutulması,
• yetkisiz erişim girişimlerine karşı koruma,
• güvenlik açıklarının ve teknik risklerin izlenmesi,
• veri minimizasyonu,
• yapay zekâ hizmetlerine iletim öncesi maskeleme gibi tedbirler uygulanır.

Bununla birlikte hiçbir internet tabanlı sistem için mutlak ve sıfır risk garantisi verilemez. Akıllı Evrak, yürürlükteki mevzuat kapsamında kendisinden beklenen uygun güvenlik tedbirlerini almak ve tespit edilen güvenlik risklerine karşı gerekli işlemleri yürütmek için çalışır.

11. Saklama ve Silme

Kişisel veriler, işlenme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen zorunlu saklama süreleriyle sınırlı olarak muhafaza edilir.

Saklama süresinin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler, uygulanabilir mevzuat ve teknik imkânlar çerçevesinde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Kullanıcı tarafından “Sil” özelliği sunulan içeriklerde, kullanıcı ilgili kaydı aktif sistemlerden kaldırabilir. Kanuni saklama yükümlülüğü bulunan işlem, ödeme, muhasebe veya güvenlik kayıtları ilgili yasal süre boyunca ayrıca muhafaza edilebilir.

Teknik yedeklerin bulunması hâlinde, silinen veriler olağan yedekleme döngüsü içerisinde erişilemez hâle getirilir veya silinir; yedeklerde bulunan veriler yeni bir işleme amacıyla kullanılmaz.

12. Çerezler ve Benzeri Teknolojiler

Akıllı Evrak, internet sitesinin ve kullanıcı oturumlarının güvenli ve düzgün çalışması için zorunlu çerezler kullanabilir.

Zorunlu olmayan analitik, performans veya pazarlama çerezlerinin kullanılması hâlinde kullanıcıya ayrıca gerekli bilgilendirme sunulur ve mevzuatın gerektirdiği durumlarda tercih veya onay mekanizması sağlanır.

Üçüncü taraf reklam çerezlerinin kullanılmadığı dönemlerde kullanıcı davranışları reklam amacıyla izlenmez.

13. Öğrencilere Ait Veriler

Akıllı Evrak’ın bazı modülleri öğretmenler, okul yöneticileri ve yetkili kullanıcılar tarafından öğrencilere ilişkin belge hazırlamak amacıyla kullanılabilir.

Bu tür verileri sisteme giren kullanıcı; ilgili verileri görev, yetki ve hukuki dayanak kapsamında işlediğini ve hizmetin gerektirmediği verileri sisteme girmemesi gerektiğini kabul eder.

Akıllı Evrak, öğrencilere ait verileri reklam, pazarlama veya kullanıcı profili oluşturma amacıyla kullanmaz, ayrı kayıt tutmaz.

14. İlgili Kişinin KVKK Kapsamındaki Hakları

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında ilgili kişiler;

• kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini isteme,
• kanuni şartların oluşması hâlinde verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi sonucunda kişinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• kişisel verilerin kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

15. Başvuru Usulü

KVKK kapsamındaki taleplerinizi, kimliğinizi ve talebinizi doğrulamaya imkân verecek bilgilerle birlikte Akıllı Evrak’ın İletişim sayfasında belirtilen kanallar üzerinden iletebilirsiniz.

Başvurular, talebin niteliğine göre ve yürürlükteki mevzuatta öngörülen süreler içerisinde değerlendirilir. Başvurunun ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücretler uygulanabilir.

Kişisel verilerin güvenliğini korumak amacıyla, başvuruyu yapan kişinin kimliğini doğrulamaya yönelik ek bilgi talep edilebilir.

16. Kullanıcının Sorumlulukları

Kullanıcı;

• sisteme yalnızca hukuka uygun olarak kullanmaya yetkili olduğu verileri girmekten,
• üçüncü kişilere ait gereksiz kişisel verileri sisteme girmemekten,
• özel nitelikli kişisel veriler bakımından gerekli hukuki şartları gözetmekten,
• hesap ve giriş bilgilerini gizli tutmaktan,
• oluşturulan belgeleri resmî kullanım öncesinde kontrol etmekten,
• kendi görev ve yetki alanındaki veri işleme faaliyetlerine ilişkin yükümlülükleri yerine getirmekten sorumludur.

17. Politikanın Güncellenmesi

Bu Politika; mevzuat değişiklikleri, hizmetlerin geliştirilmesi, yeni özelliklerin kullanıma sunulması veya teknik altyapının değişmesi hâlinde güncellenebilir.

Önemli değişiklikler, uygun yöntemlerle kullanıcılara duyurulabilir. Politikanın güncel sürümü internet sitesinde yayımlandığı tarihten itibaren uygulanır.

18. İletişim

Gizlilik, kişisel verilerin korunması ve KVKK kapsamındaki başvurularınız için Akıllı Evrak’ın İletişim sayfasında belirtilen güncel iletişim kanallarını veya [email protected] eposta adresini kullanabilirsiniz.